Messenger ja WhatsApp – kas tõesti ärisuhtluseks piisavad?
Üks maailma populaarsemaid suhtlusrakendusi on WhatsApp, mille ligikaudu 2,7 miljardit kasutajat saadavad iga päev 100 miljardit sõnumit. Kui vaatame Eesti seisukohalt, siis on tõenäoliselt kõige populaarsemaks suhtlusrakenduseks Messenger. Seda kasutab maailmas 931 miljonit inimest. Selline suhtlus on enamike inimeste elu osa. Ometi ei kasutata neid rakendusi ainult isiklikuks otstarbeks. Tuhanded ettevõtted kasutavad neid ärisuhtluses koos teiste rakendustega. See toob aga kaasa murekohti nii kasutajatele kui ka ettevõtetele, kes pakuvad turvalisi sidelahendusi ärisuhtluseks.
Vastutuse puudumine
Nii WhatsAppi kui ka Messengeri puhul on eeliseks see, et neid on lihtne kasutada. Äpi saab lihtsasti alla laadida, sinna kontaktid lisada ja suhtlusega alustada. Mõlemad rakendused kuuluvad ettevõttele Meta, kellele kuulub ka Facebook.
Paigaldamise lihtsus võib aga kujuneda hoopis murekohaks. Kasutajakontosid saab luua igaüks ja iga inimene haldab enda kontot ise. See tähendab, et kasutaja saab enda konto alt näiteks sõnumeid kustutada. Vastutuse seisukohast on see problemaatiline ja võib kujutada ka olulist turvariski.
Äritöövahendite puudumine
WhatsAppis ei saa näiteks luua ettevõttesiseste rollide hierarhiaid, vestlusi tsentraalselt hallata, kaotatud andmeid taastada, aruandlust kohustuslikuks muuta, samuti ei saa seda erinevate äritööriistadega siduda (nt CRMiga).
Messenger võib väikeettevõttele olla küll soodne lahendus, kuid sotsiaalmeedia ei paku isegi väikesele ettevõttele piisavalt valikuid ja vahendeid. Teavet ei saa struktureerida ega hõlpsasti otsida. Sisu otsingu võimalused erinevad ka mobiili- ja veebilehitseja vaatest. Kui väikeettevõte on loonud ärisuhtlussüsteemi juba ettevõtte algusaegadel, siis on ettevõttel ka lihtsam laieneda, kuna üks oluline osa – ärisuhtlussüsteem – on juba toimiv ja toetab ettevõtte arengut.
Läbipaistvuse puudumine
Nii Messengeri kui WhatsAppi puhul on raske tagada, et need GDPRi ja muid andmete kogumise eeskirju järgiksid. Näiteks kui telefonivestluses edastatakse fail, siis on keeruline jälgida, kuhu see fail jõuda võib, eriti kui mõlemad pooled lahkuvad töölt. Ilma piisava raporteerimise ja jälgimiseta võivad ettevõtted oluliste nõuetega vastuollu minna.
Kui te ei soovi, et teie sisekommunikatsioon oleks pinnapealne, siis peaksite vaatama turvalisemaid suhtlusvahendeid, mis pakuvad ajakohast kaitset ja kontrolli teie tundlikule teabele, näiteks konfidentsiaalsete ettevõtte andmete või ärisaladuste kohta.
Võimalik väärkasutus
Kolleegidevahelisi vestlusi on võimatu kontrollida. See võib viia töötajad läbipõlemiseni, kuna võib vähendada võimet tööpäeva lõpus päriselt välja lülituda, see omakorda viib suurema personali voolavuseni. Nii tööl kui vabal ajal samade suhtlusvahendite kasutamine viib töö- ja eraelu segamiseni. Kui ärisuhtlusvahendeid kasutades on töötajal võimalik pärast tööpäeva lõppu end tööst välja lülitada, siis Messengeri või WhatsAppi kasutades näeb töötaja töökaaslaste või klientide sõnumeid ka pärast tööaega.
Samuti on oht, et andmed lihtsalt varastatakse. Kuna ettevõttel ei ole töötajate isiklikesse telefonidesse juurdepääsu, siis on raske andmete varguse riski vähendada, näiteks juhul kui seade kaob või varastatakse.
Läbipaistvuseta on suurem oht ka sellele, et andmeid kogemata jagatakse. Seega on ettevõttel palju suurem vastutus, eriti neil, kes regulaarselt tundlikku teavet töötlevad.
Sellise suhtluslahendusega võib ka kliendi silmis olla keerulisem luua firmast tõsiseltvõetava ettevõtte kuvandit. Enamik ettevõtteid teavad seda ja kasutavad tasuta rakendusi seetõttu vaid sisesuhtluses. See on aga ettevõtte seisukohalt sama halb. Sõnumid on küll (omamoodi) krüpteeritud, kuid see ei ole eriti töökindel ja süsteemides võib olla tagauksi, mis andmeid paljastavad. Seega on kontroll taaskord ainult kasutaja käes ja see teeb probleemide tekkimisel neile jälile saamise pea võimatuks.
Ettevõtted vajavad ärilahendusi
Ettevõtted vajavad ärilahendusi, eelkõige seetõttu, et need hõlmavad täiskomplekti äritööriistu, mida saab kasutada nii nutitelefonis kui ka arvutis. Seega pääsevad töötajad vajalikule infole ligi just siis kui see vajalik on. Kui töötaja lahkub, siis ei saa ta kontakte ja muud siseinfot endaga kaasa võtta.
Veelgi olulisem on see, et spetsiaalsed ärilahendused on sama mugavad ja neid on võimalik teiste süsteemidega integreerida. Kõik see muudab töö tõhusamaks, aitab äri elavdada ja tagab täieliku turvalisuse.
Turvalisi ärilahendusi pakub näiteks Wildix.
Allikad:
Brown, Stuart (2023). WhatsApp: Competing Against “Free”. Wildix Blog. https://blog.wildix.com/competing-with-whatsapp/#more-91131
5 reasons to stop using Facebook for internal communications. Blue Colibri. https://www.bluecolibriapp.com/blog/5-reasons-to-stop-using-facebook-for-internal-communications
Facebook Messenger Statistics: How Many People Use Facebook Messenger? (Nov 2023). Bankmycell. https://www.bankmycell.com/blog/number-of-facebook-messenger-users/)